Der Vorstand trägt grad Gummistiefel ! – Projektführung 4.0

Kinder lieben stille Post. Reihum nuschelt man dem Nachbarn flüsternd ins Ohr, was man vom Vorgänger in der Reihe verstanden zu haben glaubt. Hinten kommt niemals raus, was vorne reingesteckt wurde. Alle lachen.

Die erwachsene Version geht so: Von der Baustelle aus wandert der Projektbericht durch zahlreiche Gremien und Ausschüsse, bis er mit allerlei Abrundung, Umformulierung und Zustimmung nach 3 Monaten beim Vorstand ankommt.

Super läuft´s, liest man dann, grün heute, grün morgen, vielleicht mal hellgelb, grün, grün, grün, urplötzlich dunkelrot. Alle sind verwundert – das Projekt verstirbt.

Über das Für und Wider von Berichtswegen ist viel geschrieben worden. Die Lösung, die wir uns heute anschauen wollen, betrifft weder Prozesse noch Compliance, sie betrifft Ihren Schuhschrank.

Rahmengenähtes Leder und rotbesohlte Louboutins sollten dort Seite an Seite mit einem Paar Gummistiefel stehen, allzeit bereit, gemeinsam mit Ihnen vom Parkett der Vorstandsetage auf den sprichwörtlich schlammigen Grund der Projektarbeit hinabzusteigen.

Ich behaupte, wer sich niemals auf der Baustelle sehen lässt, verfehlt seinen Führungsanspruch. Sicher, dort ist es kalt und schmutzig, gefährlich auch – eine “hard hat zone”. Doch wer sich nicht auf den persönlichen Augenschein verlässt, fordert Gefahren ganz anderer Art heraus: Die planmäßige Lieferung der für den planmäßigen Baufortschritt nötigen Menge Beton lässt sich per Excel darstellen. Ob das Material als gigantischer Betonsee auf das Grundstück geflossen ist oder sich tatsächlich in einem mehrstöckigen Rohbau manifestiert – letztlich offenbart das nur der Augenschein.

Häuser, Flughäfen und Softwareprojekte….


Wo will ich damit hin, fragen Sie sich?

Nun, nicht immer ist die Sache so simpel wie im Falle eines Hochhauses. Und selbst der gute alte Hoch- und Tiefbau sorgt regelmäßig für überraschend Unerwartetes. Eigentlich sind ja schon oft Häuser gebaut worden, auch große, sogar solche, an deren einem Ende Reisende und an deren anderen Ende Flugzeuge ankommen. Kaum zu glauben, wie kompliziert das werden kann, oder?

Aus der Sicht von Vorstand und Verwaltungsrat scheinen die Probleme eines solchen Projektes immer ganz plötzlich zu entstehen. In Wirklichkeit wachsen sie über Monate heran. Verdeckt von der stillen Post der Berichtswege werden Millionenbeträge in künftigen Bauruinen verbuddelt, während reihenweise kompetente Fachleute dabei zusehen. Warum also hält das Niemand auf? Wie kommt es, dass sich die Eigentümer des Vorhabens in Sicherheit wägen, während ihr Projekt bereits lichterloh brennt?

Sie sind der Projekteigentümer “ganz oben”?


Wie stellen Sie es an, den richtigen Blick auf die Verfolgung und die tatsächliche Kontrolle des Projektes zu haben, für das Sie Verantwortung tragen?

Wir haben schon bei “realen” Projekten Schwierigkeiten mit diesem Ziel, also bei solchen mit für jedermann sicht- und prüfbaren Zwischenergebnissen. Wie soll das dann erst bei den oft virtuellen Projektergebnissen der digitalen Ära gelingen?

Pauschale Lösungen – auch hier gibt es keine!
Aus meiner Erfahrung bei der Begleitung und teils Sanierung von Projekten gibt es aber vielleicht die eine oder andere nützliche Anregung:

  • Sie brauchen “User Experienceable Results (UER)”, Zwischenergebnisse, die den Fortschritt in einer für Sie verständlichen Weise prüfbar und sichtbar, „anpassbar“ machen. Akzeptieren Sie keine “Tunnelprojekte”, die nach dem Auftakt für Monate und Millionenaufwände in einer unsichtbaren Parallelrealität abtauchen, aus der Sie nur kryptische schriftliche Berichte und bunte Präsentationen erhalten.
  • Verlangen Sie zur Not Umwege in der Projektarchitektur, um solche Resultate zu bekommen. Das hat aus meiner Erfahrung extrem nützliche Nebeneffekte:
    • Es führt fast automatisch zu einer wirklich iterativen Projektstruktur, in der zwar nicht jeder “Release” ein UER liefert, aber nicht nur Sie, sondern auch die Nutzer den Weg des Projektes regelmäßig ggf. korrigieren und ihr Feedback einfließen lassen können
    • Es macht den Fortschritt als Kommunikationsinstrument für die Fachbenutzer und Kunden sichtbar. Nicht umsonst belassen es Autofirmen nicht bei 3D Bildern und bauen reale Autos als Ausblick auf kommende Modelle
    • Es bindet Vorstand und Eigentümer ein. Zumindest beraubt es den Eigentümer auf dieser Ebene einer der impliziten Ausreden, sich auf Verträge und nicht auf Augenschein zu verlassen, weil man „von der Sache eh nichts verstünde“
  • Ziehen Sie Stiefel an und gehen sie “runter auf die Baustelle”! Legen Sie die Vorbehalte ab, als Vorstand dürfe man keine dummen Fragen stellen. Ganz im Gegenteil: Zeigen Sie Interesse an der Sache, gerade bei kritischen Projekten. Ich selbst habe mich in Sanierungsprojekten so lange „von unten“ durchgefragt, bis ich bis zurück zur ersten Entscheidung alle für ein aktuelles Problem relevanten Personen in einem Raum hatte. Solche „Personenräume“ funktionieren immer besser als „Datenräume“ voller Aktenordner.
  • WARNUNG: Lassen Sie in jedem Fall ihre Finger in der Tasche. Gucken ja, Fragen ja, Anweisungen geben nein, bloß kein Mikromanagement. Schützen Sie die Struktur Ihrer Führungskräfte – hören sie „unten“ zu und steuern Sie “von oben” ein. Ihre Kollegen entlang des Berichtsweges lernen dann schnell, dass man Ihnen keinen “Bullshit” auftischen kann, weil Sie schlimmstenfalls (oder bestenfalls 😉 ) das Undenkbare tun und die Gummistiefel rausholen. Das „kalibriert“ ihre Berichtswege

Management von „unten“ ?


Bevor Sie das Alles als betriebsfremd abtun:
Fragen Sie sich, warum wir glauben, von “oben” besser als von “unten” führen zu können? Wo ist in einem kritischen Projekt der größte persönliche Mehrwert, den Sie als Eigentümer des Vorhabens stiften können? Oben, wo sie Berichte lesen, die aus der stillen Post kommen und sich einreden, der Vertrag allein möge das erwünschte Ergebnis zeitigen? Wo Sie das erwünschte Ziel als stille Post durch die Führungsebenen nach unten einspeisen? Oder Unten, wo Sie nicht den verbalisierten Traum vom Ergebnis, sondern die Genese des tatsächlich dinglichen Resultats erleben – aus der Nähe?

Das Erlebnis, das Sie erreichen wollen, wie sich der Erfolg anfühlen soll für Sie als Leader, dieses Erlebnis den Menschen im Projekt persönlich zu vermitteln – das können nur SIE. Excel Tabelle lesen und abstrakte Präsentationen abreiten – delegieren Sie das einfach weg.

Ich verspreche Ihnen: Wenn Berichte nicht mehr als heilige Kuh gelten, die möglichst bunt angemalt werden muss, wird bald 30% weniger tote Zeit in deren Erstellung gesteckt: Problem gelöst ! – und wir können uns anderen Versionen beliebter Kinderspiele in der Organisation zuwenden – Reise nach Jerusalem gefällig?